5S - EDV

Lean Werkzeug

5S für gemeinsam genutzte Datenverzeichnisse

Definition des Werkzeugs

Ziel von 5S im EDV-Bereich ist es, durch ein strukturiertes Ablagesystem von Dateien und Ordnern, lange Suchzeiten zu verringern und damit Stress zu vermeiden. Auch wird mehrmaliges Abspeichern (Kosten Speichermedien und Backup-Systeme...) durch gezieltes und einmaliges Ablegen vermieden. Auch im EDV-Bereich können die 5S-Schritte (Sortieren, Systematisieren, Säubern, Standardisieren, Selbstdisziplin) erfolgreich angewendet werden und die Arbeitsabläufe positiv beeinflussen. Mit unserer Methode 5S für die Dateiverzeichnisse erreichen Sie eine positive Wirkung auf die Mitarbeiterproduktivität im Büro. Zudem wird der Aspekt der Informationssicherheit durch eine strukturierte und benutzergerechte Ablage von Dateien unterstützt.

Nutzen des Werkzeugs

Schnellerer Zugriff auf oft genutzte Dateien (Reduzierung Suchzeiten)
Vereinheitlichung der Namensgebung der Dateien und damit bessere Rückverfolgbarkeit
Erleichtern der Arbeiten durch transparente Abläufe für Sie selbst und für alle Nutzer des "gemeinsamen Laufwerks"
Verwechslungen von Dateien/Untermischungen werden reduziert
Fehlsendungen von Dateien werden reduziert
Unnötige Dateien/Ordner werden "archiviert" oder vernichtet
Schaffung von Speicherplatz und Arbeitsspeicher am eigenen PC und auch im Firmennetzwerk/Server
Schaffung von Standards zur regelmäßigen Datenträgerbereinigung und damit auch ein Beitrag zur Sicherheit der Arbeits-PCs und Abwehr von Viren/Trojaner etc.